サロン問診票・カウンセリングシートの項目の決め方｜質問を増やす前の整理

最初に「質問を増やす」のを止める

検索すると多数の項目例が見つかりますが、店舗ごとに施術内容、接客フロー、次回来店時に参照する情報は異なります。項目例は棚卸しの参考にはなっても、そのまま全項目を採用する理由にはなりません。

まず現在の紙、口頭確認、スタッフメモを並べ、実際に使っている情報を把握します。この記事では全サロン共通の医学的・施術上の必須質問を定義しません。

既存項目を5つの役割へ分ける

この分類だけでも、顧客に入力させる必要のない項目や、同意書へ分離した方がよい項目が見つかります。

各項目を3つの質問で査定する

3つのうち用途を説明できない項目は、「昔からある」だけで残さず、削除・任意化・別記録への移動を検討します。

質問形式は回答後の使い方で選ぶ

「集計しやすいから全部選択式」「詳しく知りたいから全部自由記述」のどちらにも寄せすぎず、回答後にスタッフがどう使うかで選びます。

必須・任意は「空欄だったら業務が止まるか」で考える

すべてを必須にすると入力途中で止まりやすくなります。逆に、空欄だと必ずスタッフが再確認する項目なら、フォーム上で必須にする意味があります。

まず「未回答ならその場で確認する項目」と「回答があれば接客の参考になる項目」を分けると、必須・任意を判断しやすくなります。

入力順はスタッフ都合ではなく顧客の流れでも確認する

紙では一枚を見渡せますが、タブレットやスマートフォンでは上から順に回答します。最初から長い自由記述やセンシティブな質問が続くと負担になりやすいため、基本情報→希望→必要な確認→同意のように、現在の接客順との整合を確認します。

一つの画面が長すぎる場合は、セクション分けができるかもシステム選定時の確認ポイントです。

健康状態などを取得するときは必要性と個人情報の扱いを確認する

病歴は個人情報保護法上の要配慮個人情報に含まれます。法令上の例外等を除き、要配慮個人情報の取得には原則としてあらかじめ本人の同意が必要です。また、本人から入力画面等で直接個人情報を取得する場合は、例外を除き原則として利用目的をあらかじめ明示する必要があります。

公開前の7項目レビュー

よくある質問

他店の項目例をそのまま使ってもよいですか？

参考にはできますが、施術内容や運用が異なるため、そのまま採用するのではなく各項目の利用目的を自店で確認する方が安全です。

質問数は何問までが適切ですか？

一律の最適数はありません。未回答でも困らない質問、接客中にほぼ見ない質問、重複項目を削ったうえで、実際の入力テストで負担を確認します。

同意チェックも同じフォームに入れてよいですか？

画面上で連続して提示することはできますが、後からどの本文にいつ同意したか確認したい場合は、通常の回答とは別の同意記録として保持できるか確認してください。