サロンの受付書類を見直していると、「これは問診票なのか、カウンセリングシートなのか」「同意欄も同じ紙に入れてよいのか」「カルテとの違いは何か」で迷うことがあります。
実際のサロン向け情報でも、問診票とカウンセリングシートを近い用途として扱う例がある一方、カウンセリングシートをお客様が入力する情報、カルテをスタッフが継続して残す記録として分ける例もあります。名称を一つに統一することより、情報の役割を混ぜないことの方が重要です。
まず4つの役割に分ける
| 役割 | 主に入力する人 | 目的 |
|---|---|---|
| 問診票・カウンセリング情報 | お客様 | 来店時に必要な基本情報、希望、現在確認している事項などを受け取る |
| スタッフ記録 | 店舗スタッフ | 接客後・施術後などに店舗側が継続して参照する記録を残す |
| 同意記録 | お客様＋店舗 | どの説明内容に、いつ同意したかを後から確認できるようにする |
| 顧客情報・履歴 | 店舗側で管理 | 顧客を識別し、過去の受付内容や履歴を継続して確認する |
紙ではこれらを一枚にまとめられますが、デジタル化するときまで一画面にまとめる必要はありません。
「問診票」と「カウンセリングシート」は名称より目的を見る
サロン運用では、問診票とカウンセリングシートがほぼ同じ意味で使われる場合もあります。別々の書類名を作ること自体が目的ではありません。
たとえば、お客様自身が入力する基本情報や希望、現在の店舗運用で確認している事項を一つの受付フォームとしてまとめる方法があります。一方、スタッフが接客後に残すメモまで同じ入力画面へ入れると、誰のための項目なのかが分かりにくくなります。
「カルテ」はお客様入力と分けて考える
カウンセリングシートをお客様自身が入力する情報、カルテを店舗スタッフが後から記録・参照する情報として分けているサロン向け解説があります。実際の運用では名称が異なることもありますが、お客様に入力してもらう情報とスタッフだけが残す情報を分けるという考え方は、項目整理に使えます。
施術写真、Before/After、来店ごとの詳細な施術記録まで必要な場合は、受付フォームとは別に、それらを主機能として持つカルテ・顧客管理システムも比較してください。
「同意」は単なる質問項目と分ける
「確認しました」というチェック項目と、後から同意内容を確認したい記録は同じではありません。同意として残す場合は、表示した本文、日時、対象顧客、必要に応じた署名、本文を更新したときのバージョンなどをどう残すか確認します。
タブレットに手書き署名できることだけで、法律上のあらゆる電子署名・電子契約要件を満たすとは判断できません。詳細は同意書の電子化ガイドで整理しています。
今ある紙の項目を3つの質問で仕分ける
新しいテンプレートを探す前に、現在の紙にある各項目へ次の3つを当てはめます。
- 誰が入力するか：お客様か、スタッフか
- 何のために使うか：受付、希望確認、スタッフ記録、同意、顧客管理のどれか
- いつ参照するか：今回の受付だけか、次回来店以降も見るか、同意の履歴として残すか
この3点で分類すると、「お客様に入力してもらう必要がない項目」「同意書側に分けた方がよい項目」「スタッフ記録として残す項目」が見えやすくなります。
項目を増やす前に、利用目的を説明できるか確認する
入力フォームは簡単に項目を増やせますが、「取得できるから追加する」という考え方ではなく、その情報を何のために使うのか説明できる状態にします。
本人から入力画面などを通じて直接個人情報を取得する場合、個人情報保護法の一般的なルールでは、例外に当たる場合を除き、原則として利用目的をあらかじめ明示する必要があります。
また、病歴などの要配慮個人情報を取得する場合は、法令上の例外等を除き、原則としてあらかじめ本人の同意を得る必要があります。どの健康情報を施術上確認すべきかは、この記事では判断しません。
紙から電子化するなら、役割分けを先に済ませる
役割が整理できた後で、来店前URL、店頭QR、店舗タブレットなどの入力方法と、データの保存・閲覧方法を選びます。
電子化の具体的な手順は別ページで整理しています。
受付全体で何から変えるか決まっていない場合は、先に全体の移行順序を整理すると判断しやすくなります。
エステの場合の整理例
エステでは、紙一枚に顧客入力、店舗側記録、同意事項が混在している場合があります。エステ向けページでは、既存の紙を「基本情報」「悩み・希望」「注意情報」「スタッフ記録」「同意・確認」に分けて移行する方法を詳しく整理しています。
KaruteCoで現在分けて扱える範囲
KaruteCoでは、店舗タブレットで入力する問診フォームの項目編集と、顧客情報の閲覧を現在の実装で確認しています。また、同意書は本文・バージョン・手書き署名・同意履歴を別の記録として扱う構造があります。
一方、写真付きの詳細施術カルテ、予約、POS、売上分析を中心に管理したい場合は、現在のKaruteCoだけを前提にせず、それらを主機能に持つサービスも比較してください。
迷ったときの整理表
| 項目の状態 | 置き場所の候補 |
|---|---|
| お客様自身に来店時入力してもらう | 問診票・カウンセリングフォーム |
| スタッフだけが接客後に書く | スタッフ記録・カルテ側 |
| どの説明に同意したか残したい | 同意記録として分離を検討 |
| 次回来店でも継続して参照する基本情報 | 顧客情報・履歴側 |
よくある質問
問診票とカウンセリングシートは必ず分ける必要がありますか？
必須ではありません。名称よりも、誰が入力し何のために使う情報かを整理する方が重要です。同じ受付フォームとしてまとめる運用もあります。
同意書をカウンセリングシートの最後に入れてもよいですか？
画面上で連続して提示することと、記録の役割を分けることは両立します。後から同意内容を確認する必要がある場合は、本文・日時・対象顧客などを再現できるか確認してください。法令上の契約書面などは別の要件が関係する場合があります。
どの質問を必須にすればよいですか？
サロンや施術内容を問わず共通する一律の項目リストとしては扱いません。まず現在の業務で情報を何に使っているかを確認し、利用目的と必要性から判断してください。
まとめ
サロンの問診票、カウンセリングシート、同意書、カルテは、名前だけで分けようとすると迷いやすくなります。まず各項目を顧客入力・スタッフ記録・同意記録・継続的な顧客情報へ分け、その後でフォームやツールを選ぶ方が整理しやすくなります。